Modul de FACTURARE SI LEGATURA CU FIRMA DE CONTABILITATE
Am vazut recent pe un grup de antreprenori o postare in care o persoana avea nelamuriri in a alege modalitatea de facturare fiind in dubii daca trebuie aceasta trebuie sa depinda de firma de contabilitate.
Daca e sa lamurim din prima fara prea multe detalii un aspect, este cum sa NU alegi sa facturezi: prin scrierea de mana a facturilor. Nu este eficient absolut deloc din nici un punct de vedere. De asemenea nu recomand, excel, word sau alte forme neprofesioniste de a emite facturi.
Ramane atunci de utilizat o aplicatie electronica care asta face: emite facturi.
Si atunci ce ar mai fi de lamurit in acest caz???
Tehnologia a avansat foarte mult chiar si in domeniul contabilitatii, astfel incat antreprenorii sunt pusi in postura in a alege chiar si aplicatia de facturare ceea ce reprezinta o provocare.
Hai sa analizam criteriile in functie de care sa alegem aplicatia de facturare:
- Aplicatie intuitiva si usor de folosit. Nu prea e timp de stat prin aplicatie pentru a emite o factura. Aceasta trebuie emisa rapid in maxim 1 minut, mai ales in cazul prestarilor de servicii.
- Sa genereze rapoarte utile mai ales cu situatia clientilor neincasati, dar pentru asta, trebuie operate incasarile de la clienti, pentru a se afla cei care nu au platit.
- Sa comunice cu firma de contabilitate. Recomandarea este ca aplicatia de facturare sa o alegi dupa ce ai semnat contractul cu firma de contabilitate. De ce?
Pentru ca sunt aplicatii care functioneaza prin sincronizare cu firma de contabilitate. Si atunci este bine sa gasesti o firma care foloseste acea aplicatie. Multi clienti care ne contacteaza adreseaza prima intrebare: Ce aplicatie de contabilitate folositi?
Si totusi, de ce avem nevoie de aceasta sincronizare?
Pentru ca tehnologia a evoluat de la dusul actelor in sacosa/folie la contabilitate la transmiterea acestora in mod online si chiar in mod integrat intre aplicatii care transmit in cateva secunde informatii intre ele.
Si totusi cum ne ajuta asta?
La EFICIENTIZARE de timp si costuri.
Contabilul poate prelua de exemplu facturile emise in mod automat, in cateva secunde eliminand costul de timp in care acestea sunt duse fizic sau trimise online. Este eficientizare de timp de ambele parti.
Contabilul nu mai opereaza facturile in aplicatia de contabilitate manual ci se opereaza automat si sunt doar verificate. In acest fel va face o oferta de pret mai mica, pentru ca si costul lui de timp este mai mic.
Exemple de aplicatii care functioneaza in mod sinconizat:
- FGO.ro ca aplicatie de facturare cu aplicatia de contabilitate SAGA
- Smartbill Facturare cu aplicatia Smartbill Conta
Ambele exemple de aplicatii functioneaza prin sincronizare si se transmit automat intre partea de facturare si cea de contabilitate facturi emise, facturi achizitie, incasari, plati, etc.
In concluzie, este adevarat ca solutii de aplicatii de facturare sunt nenumarate, dar in alegerea acesteia este recomandat sa alocam putin timp si sa o alegem pentru un sistem organizat de lucru in echipa cu firma de contabilitate care va aduce eficienta pe termen indelungat.